Cuando una empresa evalúa comprar o alquilar un equipo de impresión, casi siempre mira primero el precio del equipo o el valor del abono mensual. Pero ese número, solo, no dice si la opción es realmente conveniente. El dato que permite comparar de verdad dos alternativas es el costo por copia: cuánto sale, en total, producir cada página impresa.
En esta nota explicamos qué es el costo por copia, qué variables incluye además del tóner o la tinta, por qué puede importar más que el precio del equipo, y cómo calcularlo paso a paso con los datos de tu propio equipo.
Qué es el costo por copia y qué incluye
El costo por copia (o costo por página) es el costo total de producir una página impresa, no solo lo que cuesta el cartucho. La base del cálculo es simple: el precio del tóner o cartucho de tinta, dividido por el rendimiento en páginas que indica el fabricante (lo que se conoce como “yield”). A ese número de insumo conviene sumarle el mantenimiento prorrateado — piezas de recambio, service — para tener el costo real de imprimir, no solo el costo del consumible.
Un detalle importante: el rendimiento que declara el fabricante para un cartucho asume una cobertura de tinta estándar, típicamente around el 5% de la página — lo que más o menos equivale a una hoja de texto normal, sin gráficos ni imágenes grandes. Imprimir documentos con mucho color, fotos o fondos oscuros consume bastante más insumo que ese estándar, así que el rendimiento real termina siendo menor al que figura en la caja del cartucho.
Por qué el costo por copia importa más que el precio del equipo
Dos equipos con un precio de compra o de alquiler parecido pueden tener un costo por copia muy distinto según el tamaño y el tipo de cartucho que usan. No es casualidad: en varios segmentos del mercado el equipo se vende barato y el fabricante recupera margen con los consumibles — cuanto más chico es el cartucho que trae o acepta un equipo, más caro suele salir cada página en el tiempo.
Para una oficina que imprime miles de páginas por mes, una diferencia de pocos centavos por copia se multiplica rápido y puede superar ampliamente lo que se creyó ahorrar al elegir, al comprar o alquilar, el equipo con el precio de lista más bajo. El costo por copia es, en los hechos, el número que separa una decisión bien tomada de una que se ve barata solo en la primera factura.
Láser vs. chorro de tinta: cómo cambia el costo por copia
En términos generales, un tóner láser rinde bastante más páginas por carga que un cartucho de tinta de tamaño equivalente, lo que en volúmenes de oficina suele traducirse en un costo por copia más bajo con láser, sobre todo en blanco y negro. La tinta, en cambio, tiende a rendir menos páginas por cartucho y además necesita usarse con cierta regularidad, porque los cabezales pueden secarse o taparse si el equipo pasa varias semanas sin imprimir — algo que no le pasa a un tóner láser parado.
El color es la variable que más cambia la ecuación en las dos tecnologías: una página con mucho color o gráficos consume bastante más insumo que una de texto simple, así que el costo por copia en color puede terminar siendo varias veces el de blanco y negro. Por eso conviene reservar el color para lo que realmente lo necesita e imprimir en blanco y negro todo lo administrativo — el mismo criterio que desarrollamos en la nota sobre cómo elegir la impresora según el volumen de impresión.
Cómo calcular tu costo por copia, paso a paso
El cálculo tiene tres pasos. Primero, conseguir el precio del cartucho o tóner que usa el equipo y su rendimiento en páginas — ese dato está en la ficha técnica del consumible o en la caja. Segundo, dividir el precio por el rendimiento para obtener el costo de insumo por página. Tercero, si el equipo tiene un contrato de mantenimiento o service con costo fijo, sumar ese costo prorrateado por página: el costo mensual del service dividido por el volumen mensual real que imprime el equipo (podés ver cómo estimar ese número en la nota sobre elegir la impresora según el volumen).
En un equipo alquilado con abono todo incluido — tóner, mantenimiento y soporte en una sola cuota — el cálculo se simplifica bastante: el costo por copia sale directo de dividir el abono mensual (más lo que se pague de excedente si se supera la franquicia de páginas) por la cantidad de páginas impresas ese mes. Es, en los hechos, el número más honesto para comparar esa alternativa contra la de comprar el equipo y gestionar los insumos por separado.
El dato que conviene tener antes de cotizar cualquier alternativa
Conocer el costo por copia real — no solo el precio de lista del equipo — es lo que permite comparar dos opciones de verdad, ya sea entre dos equipos distintos, entre comprar y alquilar, o entre seguir imprimiendo solo en blanco y negro o sumar color. Es, además, el mismo dato que conviene tener a mano junto con el volumen mensual antes de pedir cualquier cotización: podés ver cómo se calcula ese volumen en cómo elegir la impresora ideal para tu oficina según el volumen de impresión.
Nota escrita por Nicolás Oyarzábal para Ready Copiers, con más de 35 años dando soporte técnico y service de impresoras y fotocopiadoras en CABA y GBA. Para una consulta o un diagnóstico, podés escribirnos al (011) 4864-6672 o por WhatsApp.