Cuando se habla de “reducir costos de impresión”, lo primero que suele pensarse es cambiar el equipo por uno más eficiente. Pero antes de esa inversión hay varias medidas de bajo costo y alto impacto que se pueden aplicar esta misma semana, con el equipo que ya se tiene.
En esta nota repasamos cuatro frentes que suelen bajar el gasto de impresión sin comprar ni alquilar nada nuevo: configurar el equipo para que ahorre por defecto, ordenar quién imprime qué, digitalizar lo que no necesita estar en papel, y sostener el mantenimiento preventivo.
Configurar el equipo para que ahorre por defecto
La mayoría de los equipos vienen configurados de fábrica para la mejor calidad posible, no para el uso administrativo diario. Activar la impresión a doble faz (dúplex) por defecto reduce a la mitad el consumo de papel en todo lo que no necesite salir a una sola cara, y el modo económico o “borrador” del driver reduce el consumo de tóner para uso interno, reservando la calidad alta solo para lo que sale a un cliente o se archiva de forma permanente.
Lo mismo aplica al color: configurar blanco y negro como opción por defecto, y dejar el color como una elección manual y consciente, evita que se imprima en color por costumbre algo que no lo necesitaba. Es una configuración que se hace una sola vez por equipo y sigue ahorrando todos los días sin que nadie tenga que acordarse de nada.
Ordenar quién imprime qué
Muchas oficinas no tienen ningún control sobre cuánto imprime cada persona o cada sector, y ese desorden suele traducirse en hábitos caros: imprimir correos que se podrían leer en pantalla, imprimir borradores que después se descartan, o reimprimir un documento entero por un error que se hubiera visto con una vista previa. Un sistema simple de cuotas o de reportes por usuario — muchos equipos departamentales ya lo traen incorporado — alcanza para que esos hábitos se vuelvan visibles y se puedan corregir.
Centralizar impresoras compartidas en vez de tener una por escritorio también ayuda: menos equipos significa menos consumibles distintos que comprar y controlar, y un volumen concentrado en menos equipos suele permitir negociar mejores condiciones de compra de insumos o un abono de alquiler más eficiente que varios contratos chicos.
Digitalizar lo que no necesita estar en papel
Buena parte del volumen de impresión de una oficina corresponde a cosas que no tienen por qué imprimirse: circulares internas, borradores de trabajo, comprobantes que solo se necesitan para archivo. Pasar esos procesos a digital — una carpeta compartida, una firma electrónica, un sistema de aprobación online — reduce el volumen de base antes de tocar ningún equipo.
Vale la pena revisar también los procesos recurrentes de mayor volumen, como facturación o remitos, y evaluar si pueden pasar a factura electrónica o envío digital en lugar de imprimirse y archivarse en papel. Ese tipo de cambio no depende del equipo de impresión — depende de revisar el proceso administrativo de fondo.
Mantenimiento preventivo: la forma más barata de no gastar de más
Un equipo mal mantenido gasta más tóner del necesario, atasca papel con más frecuencia y obliga a reimprimir páginas que salieron mal — todo eso es costo de impresión que no aparece en ninguna factura de insumos, pero que se paga igual. Ya repasamos en detalle las señales de que un equipo necesita mantenimiento en 5 señales de que tu impresora necesita mantenimiento técnico ya; el mantenimiento regular no es un gasto aparte, es la forma más barata de sostener bajo el costo por página.
Otro ajuste simple y poco conocido: revisar la densidad de tóner configurada en el equipo. Muchos vienen de fábrica más “cargados” de lo necesario para uso administrativo estándar, y bajar ese nivel un poco reduce el consumo sin que se note en la legibilidad del texto — vale la pena probarlo y comparar.
Cuándo sí conviene evaluar cambiar el equipo
Estas cuatro medidas no requieren comprar ni alquilar nada nuevo y se pueden aplicar de forma inmediata. Cuando ya están aplicadas y el equipo actual sigue quedando corto de volumen o caro por página, ahí sí tiene sentido evaluar un cambio — y en ese momento conviene llegar con dos datos ya calculados: el volumen real de impresión de la oficina y el costo por copia actual, para comparar cualquier alternativa con números concretos en vez de intuición.
Nota escrita por Nicolás Oyarzábal para Ready Copiers, con más de 35 años dando soporte técnico y service de impresoras y fotocopiadoras en CABA y GBA. Para una consulta o un diagnóstico, podés escribirnos al (011) 4864-6672 o por WhatsApp.