Alquilar una fotocopiadora parece una decisión simple. Llamás a un proveedor, te dicen un precio por mes, firmás y listo. Pero entre el precio que te dicen y lo que terminás pagando — y recibiendo — puede haber una diferencia enorme.
Esta guía no es para convencerte de alquilar. Es para que, si decidís hacerlo, lo hagas sabiendo exactamente qué estás firmando.
Qué debería incluir un contrato de alquiler (y qué revisar)
Un contrato de alquiler de fotocopiadora bien armado incluye cuatro cosas. Si alguna falta o queda vaga, es una señal de alerta.
1. El equipo y sus especificaciones reales
No alcanza con que el contrato diga “multifuncional láser”. Tenés que verificar:
- Velocidad de impresión (páginas por minuto) — un equipo de 20 ppm en una oficina que imprime mucho va a ser un cuello de botella.
- Capacidad de papel — si imprimís mucho y tenés que recargar el papel cada hora, perdés tiempo real.
- Si incluye escáner, y si el escáner es a color o solo blanco y negro.
- Conectividad — si necesitás imprimir desde múltiples computadoras o desde el celular, el equipo tiene que tener red o WiFi.
2. El mantenimiento preventivo
Este punto es el que más diferencia a los proveedores. El mantenimiento preventivo son las revisiones periódicas antes de que algo falle. Preguntá:
- ¿Cada cuánto tiempo vienen a revisar el equipo?
- ¿Lo hacen aunque el equipo esté funcionando bien, o solo cuando hay un problema?
Un proveedor que solo aparece cuando algo se rompe no tiene un servicio de mantenimiento real — tiene un servicio de reparación.
3. El servicio técnico correctivo
Cuando el equipo falla — y en algún momento va a fallar — necesitás saber:
- ¿Cuántas horas hábiles tardan en responder? (24 a 48 horas es el estándar razonable)
- ¿El técnico es propio o es un tercero? — Los proveedores que tienen técnicos propios responden más rápido y conocen mejor los equipos.
- ¿Qué pasa si el equipo tarda más de lo razonable en repararse? ¿Te dan un equipo de reemplazo?
4. Los consumibles
Algunos contratos incluyen el tóner. Otros no. La diferencia en el costo mensual real puede ser del 30% al 50%. Verificá:
- ¿El tóner está incluido o se cobra aparte?
- Si se cobra aparte, ¿a qué precio y con qué frecuencia lo cambian?
- ¿Qué pasa si hacés más copias de las estimadas?
Las preguntas que casi nadie hace antes de firmar
Después de los puntos del contrato, hay preguntas de contexto que cambian mucho la decisión:
¿Cuánto tiempo dura el contrato y qué pasa si necesitás salir antes?
Muchos contratos tienen penalidad si los cancelás antes del plazo. Un contrato de 24 meses con penalidad del 50% restante es un riesgo real si tu empresa cambia de oficina o de tamaño.
¿Podés cambiar el equipo si tu volumen de impresión cambia?
Si empezás imprimiendo 2.000 páginas al mes y a los seis meses imprimís 8.000, el equipo original puede no alcanzar. Preguntá si hay posibilidad de upgrade sin penalidad.
¿Qué marcas manejan y son distribuidores autorizados?
Un distribuidor autorizado tiene acceso a repuestos originales y soporte oficial de la marca. Eso impacta directamente en los tiempos de reparación y en la calidad del mantenimiento.
Cuándo alquilar conviene y cuándo no
Alquilar es casi siempre la mejor opción cuando:
- Tu empresa imprime más de 2.000 páginas al mes
- No tenés equipo interno que pueda gestionar el mantenimiento
- Necesitás previsibilidad de costos (cuota fija vs. gastos variables)
- Tu negocio está creciendo y las necesidades pueden cambiar
Comprar puede tener sentido cuando:
- Imprimís poco y de forma muy predecible
- Tenés equipo técnico interno que puede gestionar el mantenimiento
- Querés un activo fijo en el balance de la empresa
Lista de preguntas para llevar a la reunión con el proveedor
Antes de firmar cualquier contrato, revisá estas diez preguntas:
- ¿Qué modelo exacto de equipo me dan?
- ¿Cuántas páginas por minuto imprime?
- ¿El servicio técnico es propio o tercerizado?
- ¿Cuántas horas hábiles tardan en responder ante una falla?
- ¿El mantenimiento preventivo está incluido? ¿Cada cuánto?
- ¿El tóner está incluido en el precio?
- ¿Qué pasa si necesito más volumen del contratado?
- ¿Hay penalidad por cancelación anticipada?
- ¿Puedo cambiar el equipo si mis necesidades cambian?
- ¿Son distribuidores autorizados de la marca?
Si el proveedor responde estas diez preguntas con claridad y sin evasivas, es una buena señal. Si alguna queda vaga, es el momento de pedir que lo pongan por escrito antes de firmar.
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