Las impresoras y fotocopiadoras no suelen romperse de un día para el otro. Casi siempre avisan antes: un ruido que no estaba, una mancha que aparece de a poco, un atasco que se repite. El problema es que esas señales son fáciles de pasar por alto en el día a día de una oficina, hasta que terminan en un equipo parado y un llamado de urgencia.
Estas son las 5 señales que más se repiten antes de una falla grande, y que casi siempre se resuelven con un mantenimiento simple si se atienden a tiempo, en vez de terminar en una reparación mayor o en días sin poder imprimir.
1. Manchas, rayas o vetas en las impresiones
Si las hojas empiezan a salir con líneas verticales, manchas de tóner, zonas más claras de lo normal o vetas que se repiten siempre en el mismo lugar, el problema casi nunca es el papel. Lo más común es que el tambor (drum) esté desgastado, que los rodillos de transferencia estén sucios, o que el tóner esté llegando al final de su vida útil. Cuanto más se demore el ajuste, mayor el riesgo de que la falla pase de un consumible a una pieza interna, más cara de reemplazar.
2. Atascos de papel frecuentes
Un atasco ocasional puede ser mala suerte con una hoja. Pero si el papel se traba seguido, y sobre todo si siempre es en la misma bandeja o el mismo tramo del recorrido interno, es señal de rodillos de alimentación gastados, guías desalineadas o piezas que ya perdieron precisión. Es una de las fallas que más frena la operación de una oficina, porque corta la impresión justo cuando más se la necesita.
3. Ruidos que antes no estaban
Traqueteos, chirridos, vibraciones o un zumbido distinto al habitual son la forma que tiene el equipo de avisar que algo mecánico está fallando: un engranaje, un rodamiento, una pieza floja. Los ruidos nuevos casi nunca se solucionan solos, al contrario, suelen empeorar con el uso hasta terminar en una pieza rota.
4. El equipo tarda cada vez más en arrancar o imprimir
Si notás que el equipo demora más en calentar, que un trabajo tarda más en salir de lo habitual, o que se traba entre una impresión y otra, puede ser un problema en el fusor, en una placa interna, o simplemente que el mantenimiento preventivo quedó atrasado. Es una señal más difícil de notar porque es gradual, por eso conviene prestarle atención antes de que se vuelva evidente para todo el equipo de la oficina.
5. Mensajes de error repetidos o el equipo se reinicia solo
Un código de error puntual puede ser un evento aislado. Pero si el mismo mensaje vuelve a aparecer, o si el equipo se apaga o reinicia sin que nadie lo toque, es momento de que lo revise un técnico antes de seguir usándolo: seguir imprimiendo con ese síntoma puede terminar dañando otras partes del equipo.
¿Cada cuánto conviene hacer mantenimiento preventivo?
No hay una regla única, porque depende del volumen de impresión y del modelo del equipo, pero sí hay referencias que sirven de guía. Una oficina chica que imprime unas pocas miles de copias por mes puede andar bien con una revisión cada 6 a 12 meses. Una oficina con uso medio, o un equipo compartido entre varias personas, suele necesitar mantenimiento cada 3 a 6 meses. Y en equipos de alto volumen, lo más confiable es guiarse por el contador interno de copias: la mayoría de las multifunción necesitan un kit de mantenimiento cada 100.000 a 200.000 páginas aproximadamente, según la marca y el modelo.
Si el equipo está alquilado, este seguimiento generalmente ya está incluido en el service y el proveedor debería avisar cuándo toca una visita. Si el equipo es propio, conviene llevar un registro simple del contador de copias y preguntarle al técnico, en cada visita, cuánta vida útil le queda a los consumibles principales (tambor, fusor, rodillos). Es una pregunta de dos minutos que evita sorpresas.
Por qué esperar sale más caro que prevenir
El patrón se repite en casi todos los casos: una señal temprana, si se atiende a tiempo, se resuelve cambiando una pieza o un consumible de costo relativamente bajo. La misma señal, si se ignora, termina forzando otras partes del equipo y arrastrando fallas nuevas. Una mancha que empieza en el tambor puede terminar dañando los rodillos de transferencia. Un atasco que se repite por guías desalineadas puede terminar rompiendo el motor de arrastre. Lo que iba a ser una intervención de rutina se convierte en una reparación mayor, más cara y con más tiempo de equipo parado.
A esto hay que sumarle el costo que no aparece en ninguna factura: los días sin poder imprimir. En una oficina que depende de la impresora para facturar, entregar documentación o gestionar trámites, cada día de equipo parado tiene un impacto directo en la operación, más allá de lo que cueste la reparación en sí.
¿Qué hacer si reconocés alguna de estas señales?
Ninguna de estas señales significa necesariamente que hay que cambiar el equipo. La mayoría se resuelve con un mantenimiento preventivo a tiempo, más simple y más barato que esperar a que la falla crezca. Lo importante es no dejarlo pasar: cuanto antes se revisa, menor el riesgo de que el equipo quede parado justo cuando más se lo necesita.
Si el equipo es alquilado, esto debería estar cubierto por el service del proveedor, incluyendo, si hace falta, un equipo de respaldo mientras dura la reparación para no perder días de trabajo.
Podés leer más sobre este argumento en la nota sobre cuánto cuesta alquilar una impresora multifunción en CABA y GBA.
Nota escrita por Nicolás Oyarzábal para Ready Copiers, con más de 35 años dando soporte técnico y service de impresoras y fotocopiadoras en CABA y GBA. Para una consulta o un diagnóstico, podés escribirnos al (011) 4864-6672 o por WhatsApp.