Si estás evaluando alquilar una impresora multifunción para tu oficina, la primera pregunta suele ser: ¿cuánto sale esto por mes? La respuesta corta es “depende” — pero no es una respuesta vacía: depende de variables concretas que se pueden entender en cinco minutos, y que sirven para comparar presupuestos sin sorpresas en la factura.
Esta guía repasa qué mueve el precio de un alquiler, qué rangos se ven hoy en el mercado de CABA y GBA, y qué conviene revisar antes de firmar cualquier contrato — sea con quien sea.
Qué determina el precio del alquiler
El precio final de un alquiler de impresora multifunción no es un número fijo de catálogo: se arma combinando estas variables.
1. Volumen de impresión (la franquicia de copias). Los planes de alquiler suelen incluir una franquicia de copias libres mensuales dentro del abono, y cobran aparte cada copia que la excede. Una oficina chica que imprime 1.000 copias por mes paga menos que una que imprime 5.000, aunque el equipo sea el mismo modelo. Antes de pedir un presupuesto, conviene tener una idea real de cuánto imprime el quipo hoy — la que muestra el contador, no la que se cree que imprime.
2. Blanco y negro o color. Los equipos color cuestan más de alquilar, y cada copia excedida en color sale bastante más cara que en blanco y negro, porque el consumible de color es más caro y el equipo es más complejo.
3. Equipo nuevo o usado/reacondicionado. Un equipo 0km sale más que uno reacondicionado en buen estado. No siempre hace falta pagar por nuevo: para una oficina de uso estándar, un equipo reacondicionado con buen mantenimiento cumple perfecto.
4. Marca y gama. Los equipos de gama alta (mayor velocidad, más funciones, formatos especiales) cuestan más que los de gama de entrada, incluso con la misma franquicia de copias.
5. Qué incluye el abono. Esta es la variable donde más se diferencian los proveedores, y la que más conviene mirar con lupa. Un buen plan de alquiler debería incluir, sin cargos ocultos:
- Mantenimiento preventivo y reparaciones.
- Provisión de tóner/insumos (no solo el equipo pelado).
- Soporte técnico con tiempos de respuesta claros.
- Reemplazo del equipo o un equipo de respaldo (“muleto”) mientras dura una reparación, para no perder días de trabajo.
Si un presupuesto no aclara esto, vale la pena preguntar — es la diferencia entre un alquiler tranquilo y uno que termina generando gastos extra que no estaban en el radar. Si querés el detalle completo de qué preguntar antes de firmar, lo desarrollamos en la nota anterior de este blog: Alquiler de Fotocopiadoras para Empresas: Lo Que Nadie Te Explica Antes de Firmar.
Cuánto se ve en el mercado hoy (CABA y GBA)
Relevando planes públicos de alquiler en la zona, los valores de referencia hoy rondan los $65.000 a $90.000 + IVA por mes para un equipo multifunción estándar (impresión, copia y escaneo) con una franquicia de alrededor de 3.000 copias mensuales, mantenimiento y provisión de tóner incluidos. Por fuera de esa franquicia, la copia excedida suele cobrarse aparte — en el orden de $13 + IVA por copia en blanco y negro, más cara en color. Algunos extras, como conectividad WiFi o funciones adicionales, pueden tener un costo mensual aparte si no vienen incluidos de base.
Como estos son valores en pesos, conviene tratarlos como una foto del momento (relevada en septiembre de 2026), no como un precio fijo. Una forma de pensarlo que envejece mejor que el número puntual es la proporción entre alquilar y comprar: relevando el mismo modelo de equipo tanto en alquiler como en venta, el alquiler mensual hoy ronda entre el 9% y el 12% de lo que cuesta comprarlo nuevo. Dicho de otra forma, entre 8 y 12 meses de alquiler equivalen a lo que costaría comprar el equipo — con la diferencia de que ese pago de alquiler ya incluye mantenimiento y tóner, algo que comprando corre aparte. Es una aproximación, no un cálculo exacto (los precios de alquiler y de venta no siempre se relevan con el mismo criterio de IVA), pero como proporción se mantiene más estable en el tiempo que una cifra fija en pesos.
Estos números son una referencia de mercado, no una cotización puntual — el valor real para cada caso depende de las cinco variables de arriba. Lo útil es saber qué preguntar cuando llega un presupuesto: franquicia de copias, valor del excedente, qué incluye el mantenimiento, y si hay costos adicionales por fuera del abono mensual.
Alquilar o comprar
Alquilar suele convenir cuando se quiere evitar la inversión inicial y, sobre todo, no depender de que un problema técnico se resuelva rápido: un buen plan de alquiler no solo cubre el service, sino que reemplaza el equipo o pone uno de respaldo (a veces llamado “muleto”) mientras dura la reparación, para que el flujo de trabajo no se interrumpa. Eso pesa cada vez más cuanto mayor es el volumen de impresión de la oficina — a partir de las 2.000 páginas mensuales, o si la empresa está creciendo y las necesidades pueden cambiar. Comprar puede tener sentido para un uso bajo y muy predecible, donde una eventual demora en el service no frena la operación, o si ya se cuenta con un equipo técnico interno que pueda hacerse cargo del mantenimiento.
En Ready Copiers trabajamos con alquiler de equipos Ricoh, Brother, Toshiba y Canon hace más de 36 años. Si estás evaluando opciones y querés comparar, podés consultarnos sin compromiso al (011) 4864-6672 o por WhatsApp.