Muchas empresas descartan el alquiler de equipos de impresión sin evaluarlo en serio, muchas veces porque no tienen claro cómo funciona el proceso o asumen que va a ser más complicado que comprar directamente. En la práctica es al revés: el alquiler traslada al proveedor buena parte de la gestión que, comprando, queda enteramente en manos de la empresa.
En esta nota explicamos paso a paso cómo funciona el modelo de alquiler sin inversión inicial, qué debería incluir un buen contrato, y qué pasa cuando el equipo falla o cuando cambian las necesidades de la oficina. Para los valores de mercado y cómo se compara contra comprar, podés ver la nota sobre cuánto cuesta alquilar una impresora multifunción en CABA y GBA.
Cómo funciona el modelo de alquiler, paso a paso
El proceso suele tener cuatro etapas. Primero, una consultoría o relevamiento inicial: qué volumen imprime la oficina, cuántos puestos van a compartir el equipo, si hace falta color o alcanza con blanco y negro (ver cómo elegir la impresora según el volumen de impresión). Segundo, la selección del equipo que mejor se ajusta a ese relevamiento — no el más caro ni el más barato, el que corresponde al uso real. Tercero, la instalación, que corre por cuenta del proveedor. Cuarto, el abono mensual mientras dura el contrato, que reemplaza cualquier desembolso inicial por la compra del equipo.
La mayoría de los contratos definen un plazo mínimo y una franquicia de páginas incluidas en el abono, con un costo adicional por cada página que se imprime por encima de ese límite. Si el volumen de la oficina crece o cambia, un buen contrato permite migrar a un equipo más grande sin tener que resolver qué hacer con el equipo anterior, algo que sí es un problema cuando el equipo es propio.
Qué debería incluir un buen abono de alquiler
- Mantenimiento preventivo y correctivo: revisiones programadas y arreglos cuando algo falla, sin costo adicional por la visita del técnico.
- Tóner e insumos: incluidos dentro de la franquicia de páginas, sin que la empresa tenga que comprar ni llevar stock de cartuchos.
- Soporte técnico: un canal para reportar problemas y una respuesta en un plazo razonable, no un número de teléfono que nadie atiende.
- Reemplazo del equipo o un equipo de respaldo (“muleto”) mientras dura una reparación: para no perder días de trabajo por una falla técnica.
Lo que un abono normalmente no incluye es el papel — ese insumo suele correr por cuenta del cliente, igual que si el equipo fuera propio. Vale la pena confirmarlo por escrito antes de firmar, para que no sea una sorpresa después.
Qué pasa si el equipo falla o si cambian las necesidades
Acá está la diferencia más importante frente a comprar: si el equipo es propio y se rompe, la demora de la reparación —conseguir el repuesto, esperar el turno del técnico— corre por cuenta de la empresa, y mientras tanto la oficina se queda sin imprimir. Si el equipo es alquilado y el contrato incluye reemplazo o un equipo de respaldo, esa demora deja de ser un problema operativo: el proveedor se hace cargo de que la oficina siga funcionando mientras se resuelve la falla.
Lo mismo aplica cuando cambian las necesidades: una empresa que crece y empieza a imprimir mucho más que antes puede migrar a un equipo mayor sin quedarse con un activo comprado que ya no alcanza, o vender un usado para financiar el cambio. Alquilando, ese ajuste es una conversación con el proveedor, no una nueva inversión de capital.
Alquilar es tercerizar la gestión completa del equipo
Más que una forma de financiamiento, alquilar sin inversión inicial es tercerizar todo lo que implica tener un equipo de impresión funcionando: el mantenimiento, los insumos, el soporte y el riesgo de que algo falle en el peor momento. El mismo dato de volumen mensual que define qué equipo conviene elegir es el primer número que vas a necesitar para pedir una cotización de alquiler ajustada a tu oficina, no una genérica. Si ya tenés el dato de volumen y querés avanzar, podés ver el detalle completo del servicio y pedir una cotización en nuestra página de alquiler de impresoras y fotocopiadoras.
Nota escrita por Nicolás Oyarzábal para Ready Copiers, con más de 35 años dando soporte técnico y service de impresoras y fotocopiadoras en CABA y GBA. Para una consulta o un diagnóstico, podés escribirnos al (011) 4864-6672 o por WhatsApp.