Muchas empresas eligen la impresora por el precio de lista, por la marca de siempre o porque es la que tenía disponible el proveedor — y terminan con dos problemas típicos y opuestos: un equipo que se atasca y se rompe todo el tiempo porque está muy por encima de lo que fue diseñado para soportar, o un equipo de gama alta pagando de más por funciones que nunca van a usar. La variable que debería definir la elección, antes que la marca o el precio de lista, es el volumen de impresión mensual real de la oficina.
En esta nota repasamos qué es el volumen de impresión y por qué es distinto del “ciclo de trabajo” que figura en la ficha técnica, los rangos típicos de una oficina chica, media y de alto volumen, qué otras variables entran en juego además de la cantidad de páginas, y cómo estimar el volumen propio si hoy no se lleva ese dato.
Qué es el volumen de impresión y por qué es la variable que manda
El volumen de impresión mensual es, simplemente, la cantidad de páginas que el equipo produce en un mes de uso normal. Es distinto del ciclo de trabajo (duty cycle) que aparece en la ficha técnica de cualquier impresora: el ciclo de trabajo es el máximo absoluto que el fabricante garantiza que el equipo puede producir en un mes sin romperse, no lo que conviene imprimir de forma sostenida. La cifra que en realidad debería guiar la compra es el volumen mensual recomendado, que ronda entre el 10% y el 20% del ciclo de trabajo.
La diferencia importa en la práctica: un equipo con un ciclo de trabajo de 10.000 páginas por mes tiene, en los hechos, un volumen recomendado real de entre 1.000 y 2.000 páginas mensuales. Si la oficina imprime 4.000 páginas por mes con ese equipo, va a estar todo el tiempo forzado muy por encima de lo que fue diseñado para soportar — aunque en la ficha técnica el “10.000” suene generoso. Esto explica por qué a veces un equipo relativamente nuevo se rompe seguido: en general no es un problema del equipo, es que no fue elegido para el volumen real de esa oficina.
Los tres rangos de volumen y qué tipo de equipo corresponde a cada uno
- Bajo volumen — hasta 1.500 páginas por mes: oficinas de 1 a 3 puestos con uso esporádico (algún contrato, alguna factura). Alcanza con un equipo multifunción de escritorio compacto, sin necesidad de bandejas de gran capacidad.
- Volumen medio — entre 1.500 y 5.000 páginas por mes: acá cae la mayoría de las PyMEs con una oficina administrativa activa. Conviene un equipo departamental, con bandeja de mayor capacidad, dúplex automático (impresión a doble faz) y una velocidad de al menos 25-30 páginas por minuto para no generar cola en horarios pico.
- Alto volumen — entre 5.000 y 15.000 páginas por mes: oficinas con varios puestos compartiendo el mismo equipo, o áreas de impresión intensiva como facturación o administración. Ahí ya conviene un equipo departamental de gama alta o una multifunción de producción ligera, con bandejas de alta capacidad y un plan de mantenimiento más frecuente.
Por encima de las 15.000 páginas mensuales, en general ya no alcanza con un solo equipo multifunción de oficina — conviene evaluar más de un equipo distribuido por sector, o un equipo de producción dedicado. Si tu oficina está en ese rango, vale la pena pedir un relevamiento puntual en vez de guiarse por una tabla genérica.
Además del volumen, estas variables también definen el equipo correcto
Color vs. monocromático: el color encarece bastante el costo por copia (el cartucho de color rinde menos páginas y cuesta más), así que conviene reservarlo para lo que realmente lo necesita — por ejemplo, materiales comerciales — e imprimir en blanco y negro todo lo administrativo. Mezclar todo en un equipo color cuando la mayoría del volumen es texto administrativo es una de las formas más comunes de pagar de más por página.
Velocidad, bandejas y conectividad: la velocidad (páginas por minuto) importa menos por el volumen total y más por cuántas personas comparten el mismo equipo al mismo tiempo — un equipo lento en una oficina con diez personas genera cola en horarios pico aunque el volumen mensual total sea moderado. La capacidad y cantidad de bandejas de papel importa si la oficina imprime en más de un formato (oficio, A3, membretado) o si no hay nadie disponible para estar recargando papel todo el día. Y la conectividad — red, wifi, escaneo directo a email o a una carpeta compartida — hoy es prácticamente un estándar, pero vale confirmarla si el equipo se va a compartir entre varios puestos.
Cómo calcular tu volumen real de impresión (si no lo sabés)
Si el equipo actual es alquilado o tiene un contrato de service, lo más simple es pedirle al proveedor el contador de páginas de los últimos dos o tres meses — es un dato objetivo, no una estimación. Si el equipo es propio y no hay ese seguimiento, se puede estimar: cantidad de personas que imprimen regularmente, multiplicado por un promedio de hojas por día, multiplicado por los días hábiles del mes. Es una aproximación, no reemplaza un contador real, pero alcanza para no arrancar a ciegas.
Un error común al estimar es mirar solo el promedio y no los picos: cierres de mes, presentación de balances, licitaciones o campañas puntuales pueden duplicar el volumen normal por unas semanas. Conviene sumar ese margen al cálculo — no para comprar un equipo pensado solo para esos picos, sino para no quedarse corto con uno que apenas alcanza para el mes promedio.
Qué hacer con este número
Elegir el equipo según el volumen real evita los dos errores más caros: pagar de más por un equipo sobredimensionado, o terminar llamando al técnico todas las semanas porque el equipo está forzado por encima de lo que fue diseñado para soportar. Si además estás evaluando alquilar en vez de comprar, este mismo número —el volumen mensual real— es el primer dato que vas a necesitar para cotizar bien: podés ver cómo se arma ese cálculo en cuánto cuesta alquilar una impresora multifunción en CABA y GBA.
Nota escrita por Nicolás Oyarzábal para Ready Copiers, con más de 35 años dando soporte técnico y service de impresoras y fotocopiadoras en CABA y GBA. Para una consulta o un diagnóstico, podés escribirnos al (011) 4864-6672 o por WhatsApp.