Cuando una empresa contrata o evalúa un servicio técnico de impresoras por primera vez, casi siempre surgen las mismas dudas: qué incluye, qué no, cuánto tarda una reparación, si conviene usar insumos alternativos. Reunimos acá las preguntas que más se repiten, con respuestas completas — no solo un sí o un no.
Si buscás específicamente las señales de que tu equipo necesita mantenimiento ya, tenemos una nota dedicada a eso: 5 señales de que tu impresora necesita mantenimiento técnico ya.
¿Cada cuánto hay que hacer mantenimiento preventivo?
Depende del volumen de impresión: una oficina chica con uso esporádico puede alcanzar con una revisión cada 6 a 12 meses, un uso medio conviene revisarlo cada 3 a 6 meses, y un volumen alto suele necesitar un kit de mantenimiento cada 100.000-200.000 páginas según el modelo. Si el equipo está alquilado, ese seguimiento normalmente ya viene incluido en el abono y no hay que pensarlo; si es propio, conviene llevar un registro del contador de páginas para no perder de vista cuándo toca la próxima revisión.
¿El service incluye los insumos (tóner) o se cobra aparte?
Depende enteramente del tipo de contrato. En un equipo alquilado con abono todo incluido, el tóner suele venir dentro de la cuota mensual hasta la franquicia de páginas contratada — podés ver el detalle de qué debería incluir un buen abono en la nota sobre cuánto cuesta alquilar una impresora multifunción. En un equipo propio con contrato de service, en cambio, lo más común es que el service cubra mano de obra y repuestos, pero el tóner se compre por separado — conviene confirmarlo antes de firmar, porque es una de las cosas que más varía entre proveedores.
¿Usar tóner alternativo o no original arruina el equipo o afecta la garantía?
Un tóner de mala calidad —no necesariamente todo lo que no es de marca original, pero sí los de calidad dudosa— puede generar más atascos, manchar el fusor y desgastar piezas internas más rápido de lo normal, lo que a la larga termina costando más en reparaciones de lo que se ahorró en el consumible. En cuanto a la garantía, muchos fabricantes la condicionan al uso de insumos originales o de calidad equivalente certificada, así que conviene revisar los términos antes de cambiar de proveedor de tóner, sobre todo en equipos todavía en garantía.
¿Cuánto tarda una reparación y qué pasa mientras tanto?
El tiempo depende del tipo de falla: un ajuste simple puede resolverse en la misma visita, mientras que un repuesto que hay que conseguir puede llevar varios días. Acá es donde más se nota la diferencia entre un equipo propio y uno alquilado con buen contrato: si es propio, la demora corre por cuenta de la empresa y la oficina se queda sin imprimir mientras tanto; si es alquilado y el contrato incluye reemplazo o un equipo de respaldo, el proveedor se ocupa de que la operación no se frene mientras dura la reparación.
¿El técnico va a mi oficina o hay que llevar el equipo?
Para la gran mayoría de las fallas en equipos de oficina —departamentales, multifunción de porte mediano o grande— el service es a domicilio, porque mover un equipo de ese tamaño no es práctico. Para equipos chicos de escritorio, algunos proveedores ofrecen la opción de retirar el equipo y devolverlo reparado, sobre todo cuando el diagnóstico requiere más tiempo de taller. Lo más simple es preguntarlo al momento de contratar el service, ya que varía según el tamaño del equipo y la política de cada proveedor.
¿Qué diferencia hay entre el service de un equipo propio y uno alquilado?
En un equipo propio, el service es un gasto aparte que la empresa contrata y paga cada vez que hace falta (o por un abono independiente), y la responsabilidad de que el equipo siga funcionando recae en la empresa. En un equipo alquilado, el service ya está incluido en el abono mensual como parte del contrato — no hay que gestionarlo por separado ni decidir a quién llamar cada vez que algo falla, porque es responsabilidad del proveedor mantener el equipo funcionando durante todo el contrato.
Nota escrita por Nicolás Oyarzábal para Ready Copiers, con más de 35 años dando soporte técnico y service de impresoras y fotocopiadoras en CABA y GBA. Para una consulta o un diagnóstico, podés escribirnos al (011) 4864-6672 o por WhatsApp.